Architektura systemu e-commerce. AtomStore – magazyn i dostawcy a system ERP

Analiza środowiska w jakim wykorzystywany będzie system

Projekt architektury warto rozpocząć od analizy “środowiska” w jakim ma funkcjonować wdrażany system. Analiza taka może być prowadzona np. ze względu na grupy interesariuszy czy procesy realizowane przez system. 

Jeśli idzie o interesariuszy będą to najczęściej:

• właściciele i kierownictwo sklepu,
• pracownicy sklepu,
• dostawcy,
• kurierzy,
• firmy współpracujące – agencje świadczące usługi marketingu, biuro rachunkowe, itp.
  

W zależności od roli jaką pełni dana grupa użytkowników projektowany system może mieć różny wpływ na sposób w jaki dane osoby realizują swoje codzienne czynności. W przypadku pracowników firmy działanie systemu będzie miało kluczowe znaczenie, natomiast w przypadku firm współpracujących system ma zapewnić jedynie odbiór lub dostarczanie zbioru danych spełniających określone wymagania, natomiast sposób realizacji procesów przez system z perspektywy np. dostawców jest drugorzędny.

Po zgromedzeniu informacji na temat tego z jakimi podmiotami (i systemami) ma współpracować projektowany system, można przystąpić do sporządzania listy procesów które ma on realizować.

Przykładowa lista procesów realizowanych przez system IT:

Przedstawiona lista nie jest to oczywiście opracowanie kompletne, zawiera jedynie przykładowe procesy które mogą być realizowane przez system. Kolejnym etapem analizy będzie wskazanie systemu odpowiedzialnego za realizowanie poszczególnych procesów.

Podział procesów pomiędzy system ERP a e-commerce

Obecnie zarówno oprogramowanie ERP jak i zaawansowane systemy e-commerce pozwalają na realizację większości procesów opisanych powyżej. Z tego względu projektując system IT analitycy i właściciele firmy muszą podjąć szereg decyzji co do tego w jaki sposób realizowane będą poszczególne procesy. W zależności od podjętych decyzji efekt w postaci gotowego systemu może różnić się:

• poziomem automatyzacji,

• elastycznością,

• czasem i kosztem wdrożenia,

• łatwością użycia i intuicyjnością.

Dla przykładu w przykładu gdy firma chce zintegrować moduł zarządzania zamówieniami z systemem firmy kurierskiej wiele systemów e-commerce posiada gotowe (często dostępne w cenie systemu) moduły integracji z API kurierów. Dzięki wykorzystaniu takiego modułu operator może generować listy przewozowe w systemie firmy kurierskiej bez żmudnego wprowadzania danych.

Analogiczny efekt pełnią moduły integracji dostępne w systemach ERP – są one jednak często płatne. W przypadku wykorzystywania modułów logistycznych w ERP firma może najcześciej lepiej zautomatyzować proces realizacji zamówień. System ERP umożliwia np. automatycznie generowanie i drukowanie etykiety, zdarzenie takie mogą być wywoływane w momencie gdy magazynier potwierdzi skompletowanie zamówienia przez zeskanowanie wszystkich produktów za pomocą skanera kodów kreskowych. Systemy e-commerce najczęściej nie pozwalają na tak daleko idącą automatyzacje procesów.

Przykładem innego procesu który może być realizowany zarówno w systemie e-commerce jak i systemie ERP jest zarządzanie stanami magazynowymi. W przypadku większości systemów e-commerce możliwe jest mniej lub bardziej złożone zarządzanie magazynem (ewidencja aktualnych stanów, ewidencja dokumentów PZ, WZ). Systemy ERP umożliwiają najczęściej bardziej zaawansowane modelowanie procesów magazynowych, wykorzystanie mobilnych czytników kodów kreskowych, zarządzanie i optymalizację sposobu składowania towarów oraz pracą poszczególnych osób w magazynie.

Poniższe zestawienie przedstawia listę procesów wraz z informacją w którym systemie dany proces może być zarządzany:

Aby zdecydować który system powinien realizować poszczególne procesy należy przeanalizować między innymi:

• strukturę firmy,

• sposób współpracy z dostawcami,

• możliwości wdrażanych systemów,

• koszty wdrożenia modułów,

• wielkość sprzedaży, zatrudnienia.

Po przygotowaniu analizy i podziale procesów, można przystąpić do modelowania poszczególnych działań.

Na rysunku poniżej przedstawiono przykładową architekturę systemu IT średniej wielkości sklepu internetowego.

Przykład diagramu BPMN dla wymiany danych w przypadku integracji zamówień pomiędzy systemem AtomStore i SAP:

Wykorzystanie modułu magazynowego i dostawców w AtomStore jako alternatywa dla systemów ERP

Sklepy realizujące zamówienia o wartości miesięcznej powyżej “magicznej” bariery 1 mln złotych lub wysyłające kilkaset zamówień dziennie, często borykają się z problemami typowymi dla organizacji systemu magzynowego metodą “na dziko”. Wraz ze wzrostem liczby zamówień w większości firm rośnie chaos organizacyjny. Rotacje pracowników, zmiany dostawców, zwroty, reklamacje – to wszystko sprawia iż nawet w dobrze zorganizowanym magazyn bez wsparcia systemu IT zaczyna pojawiać się bałagan.

W przypadku dużych sklepów internetowych system ERP jest niemal zawsze konieczny, gdyż umożliwia między innymi:

• wygodne planowanie dostaw,

• optymalizację zamówień u dostawców,

• analizę wartości i rotowania magazynu,

• organizacje pracy magazynu (optymalizacja przestrzeni magazynowej),

• zarządzanie wysyłką (mobilny magazynier, weryfikacja i rejestrowanie wysyłki).

Moduły zarządzające pracą magazynu dostępne w systemie AtomStore pozwalają na organizację małych i średnich sklepów, które jeszcze nie potrzebują rozwiązań takich jak wysoki skład czy optymalizacja przestrzeni magazynowej, a nakłady zasobów związane z uruchomieniem systemu ERP byłby dla nich zbyt wielkie.

Moduł Magazynowy AtomStore umożliwia:

• prowadzenie magazynu własnego oraz ewidencje stanów u dostawców,

• ewidencję ilości produktów i wariantów produktu,

• ustawienie progu alarmowe dla administratora i informowanie o przekroczeniu minimalnego stanu magazynowego danego produktu,

• nadawanie słowne statusy dostępności – automatycznych oraz ręcznych,

• konfigurację opcji wyświetlania i sprzedaży w zależności od statusu: wyświetlaj, sprzedawaj, ukryj,

• ewidencję dokumentów PZ, WZ,

• planowanie dostaw,

• raportowanie czasów realizacji, w tym zamówień opóźnionych,

• prowadzenie inwentatyrazacji.

Moduły Dostawcy i Polityka cenowa pozwalają na elastyczną i wygodną sprzedaż na zasadach dropshippingu czy JIT. Moduł dostawcy umożliwia tworzenie dodatkowych magazynów w sklepie (może to być magazyn partnera, hurtowni czy dodatkowy magazyn sprzedawcy). Dla przykładu sklepABC.pl może wykorzystywać następujacą konfigurację:

• magazyn własny

• dostawca 1 – magazyn dystrybutora marki A,

• dostawca 2 – magazyn dystrybutora marki A i B,

• dostawca 3 – magazyn sklepu partnerskiego oferującego produkty B i C.

Przykładowa konfiguracja statusów dostępności:

Moduły pozwalają także na konfigurację sposobu wyliczania cen oraz przypisywania zamówień do dostawców. W przypadku gdy produkt który kupuje klient kończy się na magazynie własnym:

• system zmieni automatycznie status dostępności (np. z 24h na 48h),

• przypiszę zamówienie do dostawcy według zadanego kryterium (najniższej ceny zakupu, największej dostępności, ręcznych priorytetów),

• może automatycznie zaktualizować cenę na podstawie zadanych dla dostawców marż oraz cen zakupu (w przypadku gdy Klient kupuje więcej sztuk danego produktu system może rozbić cenę zakupu na cenę z magazynu własnego i od dostawcy),

• produkty które należy zamówić u dostawcy zostaną dodane do listy braków,

• system zapiszę planowaną datę realizacji zamówienia (na podstawie bieżącego statusu dostępności).

Widok listy braków w magazynie z podziałem na dostawców:

Informacja o planowanej dacie realizacji na liście zamówień:

Dla kogo moduł magazynowy AtomStore

AtomStore to zaawansowana platforma e-commerce spełniająca także część funkcji typowych dla oprogarmowania magazynowego czy systemu ERP. System umożliwia zarządzanie gospodarką magazynową w tym sprzedaż w popularnych modelach JIT i dropshipping.

Rozwiązania magazynowe AtomStore (jak i innych popularnych systemów e-commerce) nie mogą się jednak równać z zaawansowanymi systemami ERP.

Czytaj także:

• Wykorzystanie modułu Polityka cenowa i Dostawcy: http://www.atomstore.pl/blog/show/48

• Moduł synchronizacji: http://www.atomstore.pl/blog/show/60